В чем плюсы и минусы нововведения, разбирался корреспондент портала Om1.ru.
Год на раздумье
В декабре 2019 года Госдума РФ в третьем и окончательном чтении приняла закон, отменяющий бумажные трудовые книжки. Все сведения о профессиональном стаже россиян начиная с 2020 года будут формироваться в электронном виде. Закон вступает в силу после новогодних праздников.
До 30 июня 2020 года работодатель должен узнать, намерен ли работник отказаться от бумажной версии в пользу электронной. И если сотрудник до конца года не определится, то в 2021 году свою бумажную трудовую он получит на руки. А работодатель освободится от ответственности за ее хранение.
С другой стороны, работник может обязать шефа вести бумажную версию. Пользоваться ею сотрудник сможет и при переходе на другую работу. Однако у тех, кто начнет трудовую деятельность после 1 января 2021 года, будут только электронные трудовые книжки.
Как отметил председатель Госдумы РФ Вячеслав Володин, новшества коснутся 60 млн работников и 8,4 млн компаний.
Загвоздка в ПФР
Безусловно, для работодателей переход на электронный документооборот по учету трудового стажа — существенный плюс. Во-первых, не будет необходимости хранить трудовые книжки. Во-вторых, снимается ответственность за своевременную их выдачу в последний день работы сотрудника.
Анна Петрова, руководитель отдела управления персоналом ООО «СМК Холдинг»:
— К сожалению, бывают ситуации, когда сотрудник просто встает и уходит с работы в неизвестном направлении. В таком случае работодатель вынужден хранить его трудовую и систематически направлять уведомления о том, что ее необходимо забрать. А недобросовестному сотруднику она и вовсе не нужна. С другой стороны, автоматически снимается вопрос выдачи оригинала трудовой для оформления тех или иных документов.
Отпадет необходимость сбора справок от предыдущих работодателей, система даст возможность быстро формировать дубликат трудовой. Но это лишь в том случае, если сервис Пенсионного фонда России будет работать без сбоев, что маловероятно, особенно на начальном этапе.
Электронную книжку невозможно потерять или утопить. Но не все сотрудники решат довериться цифре. И потребуют вести бумажный вариант трудовой, а это двойная работа для сотрудников кадровых отделов.
— При ведении электронной книжки сложнее выявить и скорректировать ошибочные записи. Если сейчас это можно сделать сразу, то в будущем — только через ПФР. В небольших организациях сотрудник может получить копию трудовой день в день. А насколько этот процесс растянется в случае с ПФР, пока непонятно, — резюмирует Анна Петрова.
Дополнительные траты
Переход на электронную систему учета трудового стажа сопряжен с дополнительными расходами. Во-первых, ответственному работнику необходима цифровая подпись. Во-вторых, на первый взгляд бесплатные программы Пенсионного фонда необходимо интегрировать в установленные в компаниях системы кадрового учета. Делать это бесплатно никто не будет.
Евгения Ривкина, начальник отдела кадров ООО «КОРИС ассистанс»:
— К косвенным затратам можно отнести обучение работников новым правилам. Даже если это бесплатный семинар, проводимый сотрудниками Пенсионного фонда, сотруднику будет начисляться зарплата, хотя его нет на рабочем месте и компании он не приносит никакой пользы.
Среди основных рисков эксперт выделяет возможную неготовность программного обеспечения. Как это часто случается, программу могут не успеть сделать и распространить в установленный срок или попросту недоработать. К тому же сведения придется подавать на всех работников — и штатных, и тех, кто работает на полставки.
— На сегодняшний день в форме отчета отсутствует графа о виде занятости. Возникает опасение, что при наличии сотрудников, которые работают на полставки, программа может посчитать отчет ошибочным и не принять его. У человека, имеющего две работы, возможно, возникнут аналогичные проблемы с подтверждением стажа, — говорит Евгения Ривкина.
Беспокоиться о том, что сотрудник станет заложником новой системы, не стоит, считает эксперт. Более 80% информации, содержащейся в трудовых книжках, передается в Пенсионный фонд и налоговую. Электронная отчетность существует не первый год и еще ни разу хранящаяся в базах данных информация не пропадала и не была обнародована.
— Если даже теоретически предположить утечку информации, это не сможет навредить работнику: в ней нет ни паспортных данных, ни домашнего адреса, ни состава семьи. Большинство из нас в социальных сетях, практически не имеющих защиты, разглашает о себе куда больше конфиденциальной информации, — полагает Евгения Ривкина.
72 копейки с рубля
Нововведение позволит сотрудникам оперативно узнавать о внесенных в документы изменениях, а работодателю — экономить 72 копейки с каждого рубля, вкладываемого на оформление сотрудника. И существенно снизит риск внесения фиктивных данных.
Но не все россияне в силу местонахождения, возраста и образа жизни одинаково хорошо владеют электронными сервисами, отмечает Светлана Белодед, руководитель отдела по работе с персоналом компании QBF. В чем-то она соглашается с выводами Анны Петровой по поводу последствий от внесения ошибочных записей в электронной версии.
Светлана Белодед:
— Существует риск некорректного ввода данных. Не исключены случаи, когда ошибка в одном знаке приведет к длительным разбирательствам, которые потребуют личного присутствия заинтересованной стороны.
К тому же, отмечает Белодед, некоторые ее коллеги опасаются, что новая система усложнит подбор персонала. На собеседовании у HR-специалиста не будет возможности полистать трудовую кандидата, так как доступ к данным на сайте ПФР будет лишь у действующего работодателя и самого сотрудника. Тем не менее она считает опасения напрасными, аргументируя, что соискатель, скорее всего, придет на собеседование с выпиской, которую можно оформить в МФЦ, ПФР или на портале Госуслуг.
Процесс естественный
Переход на электронные трудовые книжки — составная часть автоматизации HR-процесса. Электронные ресурсы воспринимаются как надежные в плане хранения, контроля и оперативного управления информацией. Поэтому оцифровка индивидуального пакета документов в современном мире — процесс естественный, считает Ирина Иванова, доцент кафедры «Управление персоналом и психология» финансового университета при Правительстве РФ.
Ирина Иванова:
— Для представителей молодого поколения работников, которые никогда и не держали в руках бумажных трудовых книжек, и в принципе далеки от того, чтобы пользоваться классическими информационными носителями, это нововведение более чем актуально. Соответственно, преимуществами такой инновации являются:
• формирование мобильного источника информации о трудовой занятости, так как наличие личного кабинета, в котором будут размещены сведения, и доступа к нему позволит оперативно отслеживать изменения и контролировать их со своей стороны;
• создание надежной системы хранения данных, а именно так воспринимаются сегодня электронные носители, в отличие от бумажных.
Представители старшего поколения отдадут предпочтение бумажной трудовой. Но со временем и электронная версия станет привычной для них, уверена доцент.
Что касается рисков, то они существуют в обоих случаях и в основном связаны с человеческим фактором: ошибки, опечатки, отсутствие специальных знаний, недобросовестное выполнение обязанностей. Нельзя исключать и форс-мажор.
— Также риски могут быть обусловлены и особенностями восприятия изменений, которые всегда сопровождаются волнением, стрессами, связанными прежде всего с реакцией человека на нововведения. Подкрепляется это уже известными закономерностями работы с людьми: неопределенностью их отклика на изменения, объективной реакцией самосохранения, а также возможного искажения информации в процессе коммуникации при обсуждении изменений, — отмечает Ирина Иванова.
Станет человек заложником электронной системы или, напротив, свободным участником трудовых отношений, зависит от него самого, считает собеседник портала Om1.ru. С другой стороны, система сама должна быть готова обеспечить качественный учет трудового стажа. А чтобы переходный процесс прошел максимально гладко и эффективно, нужны грамотно разработанный алгоритм, качественное сопровождение, продуманный интерфейс и методические рекомендации с адекватными инструкциями и правилами. Все это, по мнению Ирины Ивановой, можно отработать на пилотных версиях. Чтобы в итоге не вышло по принципу: «Хотели как лучше, а получилось как всегда».
" data-fulltext="
Алексей Ротарь